第一章 总则
　   第一条 为维护协会各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，从协会运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，有效地维护协会利益，特制定本办法。
　　第二条 本制度所指印章，包括协会行政印章、协会法人代表印章、主席和秘书长私人印章、财务总监印章、协会财务专用印章、协会发票专用章、分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）印章。
第三条 本办法适用于协会各部门、各分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）的公文、便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。
第四条 印章的使用，必须严格执行我协会印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。
第五条 协会行政印章、主席和秘书长私人印章由秘书处管理和使用；协会法人代表印章、协会财务专用印章、财务总监印章、协会发票专用章由协会财务部负责管理和使用；分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）印章由各分支机构保管。上述印章外的其他印章由协会主席和秘书长授权各相关部门管理和使用。
第二章 印章的适用范围
第六条 总协会印章的使用范围
（一）协会行政印章：使用于以协会名义上报行政机关的重要公函和文件，以协会名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以协会名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。
（二）协会法人代表印章：使用于由协会法定代表人签章的文件、合同、法人代表授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。
（三）协会财务专用章：使用于协会（分支机构）财务部开具支票汇票及其他财务凭证等。
（四）主席和秘书长私人印章：使用于需主席和秘书长签字盖章的文件、公函等。
（五）财务总监印章：使用于协会对外报送财务相关资料性文件等。
（六）协会发票专用章：使用于协会对外开具发票等。
第七条 分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）印章适用于以分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）名义签发的一般日常业务文件、出具的证明等，禁止分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）对外签署一切合同、协议等有法律约束力的文件。
第三章 印章的刻制
第八条 总协会所有印章的刻制由协会秘书处统一办理。需刻章的部门应填写《联合国华人协会印章刻制申请表》（见附表1），报协会主席和秘书长批准后，由协会秘书处根据法律法规程序按具体规格要求统一刻制。
第九条 分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）印章的刻制根据法律法规相关要求向协会提出刻章申请，经协会主席和秘书长审批通过后方可按程序办理。
第十条 协会及分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）的其他任何部门和个人均不得私自刻制协会各类印章。
第十一条 新印章要做好交接和戳记，并由秘书处留样保存，以便备查。
第四章 印章的使用
第十二条 协会行政印章的使用规定
　　（一）以协会名义对外发出的公文（如向政府机关提请的报告、协会理事会决议等重大文件）由经办人填写《协会行政印章用印申请单》，经分支机构或部门负责人签字、主席和秘书长批准后由秘书处对文件原稿用印。业务专用授权委托书由经办人填写《协会行政印章用印申请单》，经分支机构或部门负责人签字、分管领导批准后由秘书处用印，其他授权委托书由主席和秘书长批准后秘书处用印。
　　（二）对外签署的合同或协议，由经办人填写《协会行政印章用印申请单》，经协会主席和秘书长批准后秘书处对文件原稿用印。
（三）协会对外提交的各类业务报表（财务报表、统计报表），由申请人填写《协会行政印章用印申请单》，经申请人所在分支机构或部门负责人审核签字，报分管领导或协会主席和秘书长审批签字后由秘书处用印。
（四）协会开具的便函（例如：放行条）、证明（例如：在职员工证明、收入证明）、需要协会资质材料复印件加盖公章的，由申请人填写用印登记本，经申请人的分支机构或部门负责人审批签字后由秘书处用印；员工离职手续办理中需用协会行政印章的文本，由人力资源部人事专员填写用印登记本，经人力资源部负责人审批签字后由秘书处用印。
（五）使用主席和秘书长私人印章的，由秘书处自制用章登记表，经申请人所在分支机构或部门负责人审核签字后、由秘书处负责人审批使用。
（六）财务人员依日程工作权限及常规工作内容使用协会财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章的，由财务部自制用章登记表经财务负责人审批后使用。
（八）上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章分支机构或部门负责人审批，秘书处根据实际情况审核申报后方可用印。
（九）需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称填写《协会行政印章用印申请单》（附表2）根据以上用印审批程序申请用印。
（十）外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人按相关程序申请办理用印手续后方可用印。
第十三条 协会各工作委员会、分支机构使用总协会印章、分支机构印章的规定
 （一）协会各分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）需使用总协会行政印章时，需要认真填写《各分支机构使用协会行政印章用印申请表》（附表3），由用印人的分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）负责人签字后随同用印文件一并邮寄回秘书处，经秘书处审核无异议后按相关流程进行办理。
　 （二）若分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）直接向总协会索要相关用印资料，需事先以邮件方式发送说明用途，经秘书处负责人确认后，秘书处工作人员方可为相应分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）准备用印资料并安排邮寄。事后分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）工作人员需补交《分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）使用协会行政印章用印申请表》一份，邮寄回总协会秘书处。
（三）分支机构（分会、委员会、工作委员会、中心、院所等）印章的使用由分支机构工作人员根据实际情况打印《分支机构印章用印登记表》，认真填写分支机构用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总协会秘书处备案，各协会保留复印件存档。
第五章 印章的管理
第十四条  印章的管理
（一）协会行政印章由秘书处负责人负责直接用印。秘书处负责人不在协会时，可委托专人进行用印，并办理印章交接程序。
（二）各部门借用协会行政印章到协会外用印时，必须由借章经办人在秘书处负责人处的《公章借出登记本》上进行登记，认真填写借章时间、借章人、事由等事项，由主席和秘书长审批签字后方可借出公章。公章在借出时间内，须由一人以上随同监印，并于当天下午5：30以前将印章归还到秘书处。
  （三）协会各类印章分别由分支机构或部门负责人指定专管人员保管和按规定使用。每天上下班，应仔细检查所保管印章是否安全上锁，若发现意外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。
　 （四）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。
　 （五）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。
　 （六）未按批准权限用印或用印内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。
（七）印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。
（八）因特殊原因需要停用印章的，由主席和秘书长决定并签字同意，由秘书处将停用原因、停用时间通知协会各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。
(九)各类印章遗失或损坏必须报秘书处备案。
 （十）各部门、各分支机构所有印章在单位换届、变更、注销时印章必须上缴协会秘书处。
第六章 用印规范
第十五条 用印的规范
（一）用印及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。
（二）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。　　
（三）不得在空白表格、介绍信、空白便函、空白证件上用印。
第七章 附则
　　第十六条 本办法由秘书处拟定并适时进行修改，报主席和秘书长批准后自颁布之日起实施。

第八章 其他
附件1：《联合国华人协会印章刻制申请表》
附件2: 《联合国华人协会行政印章用印申请单》（总部）
附件3：《分支机构使用协会行政印章用印申请表》
附件4：《联合国华人协会印章用印登记表》


            联合国华人协会秘书处
             二○一四年十一月

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